در مورد تأثیر بسیار عمیق فناوری دیجیتال در نحوه سازمان‌دهی و مدیریت شرکت‌های بزرگ هیچ شکی وجود ندارد. ایمیل، بلک‌بری، پیام‌رسانی فوری، وبلاگ، کنفرانس‌های ویدیویی، و ویکی‌ها همه جنبه‌های مختلف این تأثیر هستند. آما آیا این ابزارها واقعاً باعث بیدار شدن قدرت ابتکار کارمندان می‌شود یا فقط سرگرمی‌هایی هستند برای از بین بردن تمرکز آنها بر کارشان؟ در این مورد نظرات مختلفی وجود دارد. با وجود همه اینها شرکت‌ها با سرعت زیادی فناوری‌ها و عادت‌های جدید را می پذیرند. این تعجیل برای استفاده از فناوری‌های جدید باعث ایجاد پدیده‌ای شده که آن را «شرکت 2.0» (Enterprise 2.0) می‌نامند.
بدون تردید گوگل بهترین نمونه برای این پدیده است. در مصاحبه طولانی‌ای که با مدیرعامل گوگل، اریک اشمیت، داشتیم از مسائل مختلفی صحبت به میان آمد. اشمیت به مسئله مدیریت شرکت‌ها با وجود سرعت ترسناک تغییر فناوری در جهان امروز پرداخت. چند هفته بعد او افکارش در مورد یکی از سؤلات ما را طی یک ایمیل بیشتر توضیح داد. سؤالِ استيو لور این بود: «در حال حاضر واقعاً چه تفاوتی با گذشته ایجاد شده است؟» متن کامل نامه اریک اشمیت را در ادامه می‌خوانید:
سؤال: در حال حاضر واقعاً چه تفاوتی با گذشته ایجاد شده است؟
اریک اشمیت
دسامبر 2007
بر گوگل فرهنگ خاصی حاکم است که می‌توان آن را بازتابی از نحوه منحصر‌به‌فرد زندگی بشر در جوامع امروزی دانست. ما می‌دانیم که توانایی پیش‌گویی در مورد فناوری‌های آینده را نداریم. ولی می‌توانیم فرایند خلق این فناوری‌ها را با هوشمندی مدیریت کنیم. چند نکته در مورد کارهایی که ما انجام داده‌ایم:
اول اینکه ما نظریه تولید محصول در اقتصاد را تغییر داده‌ایم. ما به جای اینکه وظیفه‌ای را به دو گروه داخلی محول کنیم تا از طریق ایجاد رقابت بین آنها محصول نهایی کیفیت بهتری پیدا کند، منتظر می‌شویم تا یک ایده به ذهن کسی برسد و بعد با سرعت تمام روی آن کار می‌کنیم.
دوم اینکه ما از روش «اعتماد کن ولی آزمایش هم انجام بده» استفاده می‌کنیم. ما به تجربه فهمیده‌ایم که هیچ کاری بهتر از مشاهده کار دیگران و واقعیت افکار آنها نیست.
در نهايت ما متوجه شده‌ایم که هر ایده یا فکر یک دوره زمانی کوتاه دارد که باید در همان دوره به آن توجه کرد. ما سریع‌تر از دیگران تصميم می‌گیریم و از فرهنگ و ارزشهایمان استفاده می‌کنیم تا آهنگ حرکتمان مشخص شود.
ما بزرگ‌ترین چالشی که در برابرمان قرار دارد را تشخیص داده و به مقابله با آن پرداخته‌ایم: ماهیت متغیر زمان. سرعت وحشت‌انگیز پیشرفت فناوری باعث شده که مدیریت زمان برای مدیران ارشد شرکت‌ها هر روز مهم‌تر از روز قبل باشد. البته مسئله مدیریت زمان مدت‌هاست که از مهم‌ترین مسائل مورد توجه هر مدیر محسوب می‌شود اما تفاوتی که ایجاد شده مسئله فوریت اطلاعات و عمل است.
اکنون مدت‌ها است که نقش اصلی فناوری سریع‌تر کردن فرایند انتقال اطلاعات است ولی حالا با یکی از نتایج نامطبوع این سرعت سروکار داریم که چیزی نیست جز: «سربار اطلاعات». اینها نتایج مشخص فرا رسیدن عصر «اطلاعات فوری» است:
• هیچ دروغ یا اشتباهی دوام نخواهد داشت. در این عصر هر چیزی را می‌توان از نظر صحت بررسی کرد. حرفی که از دهان شما خارج می‌شود در همان لحظه برای بررسی صحتش با صدها منبع مختلف تطبیق داده می‌شود. به یاد دارم زمانی که در آستانه سهامی عام شدن گوگل قرار داشتیم یکی از مدیران درباره قانون سربانز‌اکسلی چیزی گفت که از نظر من مفهوم درستی نداشت. من همان‌طور که او صحبت می‌کرد روی لپ‌تاپم مستندات مربوط به این قانون را جست‌وجو و مطالعه کردم. در همان لحظه معلوم شد که او اشتباه می‌کرد. واضح است که من با توجه به منبع قابل اعتمادی که در مقابلم بود در موضع قدرت قرار داشتم و می‌توانستم اشتباه او را ثابت کنم. اما با یک مشکل اخلاقی رو‌به‌رو شدم. آیا باید اشتباه او را در برابر جمع تذکر بدهم يا اینکه بعداً در ایمیلی مسئله را به طور خصوصی برایش روشن کنم؟ (البته من راه دوم را انتخاب کردم .... به نظر شما اشتباه کردم؟)
• مردم انتظار دارند برای هر سؤالی پاسخ فوری بگیرند. اگر بلافاصله جواب سؤالی را ندهید مردم با سؤال‌های پی‌درپی بمباران‌تان خواهند کرد. آنها زمان‌بندی را مشخص می‌کنند نه شما که باید جواب بدهید؟ ایمیل هرم سنتی قدرت را معکوس کرده است. در گوگل تقریباً همه به طور هم‌زمان در جلسه هستند و در عین حال از رایانه‌هایشان استفاده می‌کنند. چیزی که در خارج از دیوارهای گوگل نوعی توهین محسوب می‌شود در جامعه ما به فرهنگ تبدیل شده است. من نگرانم که نیاز به پاسخ‌گویی فوری باعث اتخاذ تصمیم‌های عجولانه بشود.
• می‌توانید همه چیز را ارزیابی کنید. در گوگل ما درآمد، پیشرفت پروژه‌ها، و هر چیز دیگر را به طور پیوسته ارزیابی و اندازه‌گیری می‌کنیم. مهندسین ما هر هفته گزارش کارهایی که انجام می‌دهند را برای ما می‌فرستند تا بتوانیم زمان‌بندی 10/20/70 را انجام بدهیم. یک روز لری پیج به من نشان داد که گزارش مدیریتی ما درباره راهبرد‌ها و فعالیت‌های شرکت با گزارش‌های هفتگی مهندسین تطابق کامل ندارد. او گزارش‌های هفتگی کارمندان را خوانده بود در حالی که من فقط به سخنان مدیران گوش داده بودم. اشارهٔ به جای لری و اشتباه خودم باعث شد که یک درس دیگر درباره مدیریت یاد بگیرم: هیچ چیز جای ارزیابی مستقیم را نمی‌گیرد.
• مدیران به روش‌های جدیدی برای دریافت اطلاعات و کنار زدن اطلاعات غیرمفید نیاز دارند. برای نیل به این هدف می‌توان موارد زیر را نام برد: وجود شفافیت در داخل شرکت، داشتن رویکرد «بهترین راهکار‌ها» یعنی اینکه همه بتوانند راه‌های جدیدی برای انجام امور پیشنهاد بدهند، و وجود 20 درصد وقت آزاد تا همه بتوانند روی ایده‌های خودشان کار کنند و آنها را به جایی برسانند. به علاوه درک این مسئله مهم است که به طور سنتی مدیران محدود کننده اطلاعات و دسترسی کارمندان ساده به مدیران ارشد بوده‌اند. اما امروزه مدیران باید تسهیل کنندهٔ اطلاعات و دسترسی به مدیریت ارشد شرکت‌ها باشند. به این ترتیب مدیران می‌توانند کمک کنند که گرایش‌های مهم و مشکلات در این دنیای سرشار از اطلاعات مشخص شوند. شاید بتوان گفت این روزها باید بیش از حد ارتباط برقرار کرد تا موفق شد.
• مدیران باید راهبرد‌های هوشمندانه‌ای برای استخراج اطلاعات همه افراد تحت مدیریت خود پیدا کنند، حتی اگر این کار منجر شود به غرق شدن در دریایی از اطلاعات. بهترین راهی که به شخصه برای فیلتر کردن اطلاعات مورد نظرم پیدا کرده‌ام استفاده از «سوشال گراف» است. سوشال گراف نموداری است برای نمایش گرافیکی روابط بین افرادی که در یک پروژه یا وظیفه مشترک حضور دارند. حتی با وجود ابزارهایی مثل سوشال گراف هم همه ما هر روز از خودمان می‌پرسیم یک رئیس یا مدیر چگونه می‌تواند از یک ایده جدید یا کشف کاملاً تازه در ذهن کارمندش مطلع شود؟ گوگل تعداد زیادی مدیر محصول (Product Manager) دارد که همه جای شرکت را برای یافتن ایده‌های جدید زیرو و رو می‌کنند. اما چطور همه این اطلاعات را در یک جا مرتب کنیم؟
البته بسیاری از مشکلات مدیران، مشابه همان مشکلاتی است که 50 سال پیش وجود داشت. نیاز به رهبری، امید، آینده‌نگری، و ایجاد انگیزه همیشه وجود داشته است. در واقع شاید بتوان گفت بزرگ‌ترین تغییر در محیط‌های کاری از 50 سال پیش تاکنون حضور بیشتر خانم‌ها و عدم وجود دود سیگار است!
نتیجه همه این حرف‌ها چیزی نیست جز اینکه همه مردم در همه جا برای آینده به امید نیاز دارند و ما می‌خواهیم موتور ایجاد آن امید باشیم. این حرف برای مدیران قدیمی‌تر گوگل کمی عجیب است ولی نسل جدید کاملاً آن را می‌فهمد. فقط به یاد داشته باشید که وقتی در خیابان جوانی را می‌بینید که با شلوار گشاد و آی‌پادی در گوش می‌گذرد، شاید با رئیس بعدی خودتان برخورد کرده باشید.
| 